As necessidades básicas do dia a dia de uma empresa, como prestar um bom atendimento aos clientes, gerenciar a equipe de funcionários e ainda dar conta de todos os processos burocráticos, podem ser bastante estressantes se não forem bem administradas. É por isso que a organização de processos é tão importante, pois quanto menos tempo você gastar em suas atividades básicas, mais tempo terá para se dedicar a estratégias que farão sua empresa crescer.

Para que você possa ter um desempenho cada vez melhor como gestor, elaboramos 4 dicas de organização de processos para aplicar na sua empresa. Confira!

1 - Faça um checklist para a organização de processos

A primeira coisa que você deve fazer quando deseja organizar uma empresa é pegar papel e caneta e listar tudo aquilo que precisa ser feito. Lembre-se de que todas as tarefas devem ser anotadas, por mais insignificantes que elas possam parecer.

O dia de um empreendedor é muito corrido e se você não tiver um check list para verificar suas atividades pode acabar se esquecendo de fazer alguma coisa importante.

2 - Crie um organograma organizacional

É comum, principalmente em organizações de pequeno porte, que os colaboradores não saibam onde termina a função de um e inicia a do outro. Isso é um problema e pode causar retrabalhos, que só fazem com que se perca tempo e dinheiro.

Criar um organograma organizacional e divulgá-lo para todos os colaboradores é uma ideia interessante, pois assim todos saberão exatamente quais são suas responsabilidades. Vale lembrar que o fato de cada um ter sua função não quer dizer que os funcionários não possam se ajudar em suas tarefas, pois o trabalho em equipe também é importante. Apenas deve-se definir de quem é cada responsabilidade.

Uma ideia interessante é a trazida por Mintzberg, no livro “Ascensão e Queda do Planejamento Estratégico”, que fala do organograma organizacional como uma ferramenta de planejamento estratégico.

3 - Esteja preparado para imprevistos

Mesmo que cada colaborador tenha sua função dentro da empresa, é importante que sempre exista uma pessoa que possa cobrir as atividades de um colega.

Imagine a seguinte situação: o responsável pelo pagamento das contas da empresa tem um problema de saúde, precisa fazer uma cirurgia com urgência, e o médico recomenda que ele fique seis meses afastado do trabalho. O que você faria em uma situação como essa? Entraria em desespero? Não se tivesse certeza que outra pessoa pudesse cobrir pelo menos parcialmente as atividades desse colaborador.

4 - Preveja problemas

Uma empresa bem organizada é aquela que consegue prever problemas, e para isso não é necessário nenhum dom sobrenatural. Com base no planejamento estratégico e análise de cenários e ambientes, é possível prever crises ou outros problemas que poderão afetar o crescimento da sua organização e desenvolver ações que possam combatê-los ou amenizá-los.

É aquela história: você prefere chorar a crise ou vender lenço para os chorões secarem as lágrimas? Temos certeza de que é a segunda opção, não é mesmo? Então você precisa aprender a prever os seus problemas para uma boa organização de processos.

Com dedicação, interesse pelo seu negócio e seguindo essas quatro dicas, temos certeza de que você irá melhorar a sua organização de processos. Aqui na SitesWeb aprendemos a utiliza-las e a consequência foi um visível melhoramento progressivo de organização de processos dentro da equipe. E você? Já utiliza algumas dessas dicas no seu negócio? Conte para nós!